Cuidado al contabilizar la cuota de autónomos del administrador
Cuando una sociedad paga desde su cuenta bancaria la cuota de autónomos de su administrador, puede parecer sencillo contabilizar el movimiento.
Sin embargo, que el recibo del RETA se cargue en la cuenta de la empresa no significa automáticamente que la sociedad esté asumiendo ese gasto.
Antes de realizar el asiento contable es necesario determinar quién soporta realmente el coste.
¿La sociedad paga la cuota o simplemente adelanta el dinero?
Esta es la primera pregunta que debe hacerse.
Existen, a grandes rasgos, dos situaciones:
- La sociedad asume definitivamente el coste de la cuota del administrador.
- La sociedad adelanta el importe, pero el administrador sigue siendo quien debe soportarlo y posteriormente debe devolverlo o compensarlo.
La contabilización será diferente en cada caso.
Cuando la sociedad asume definitivamente la cuota
Si la sociedad se hace cargo de la cuota de autónomos del administrador y este no tiene que devolver el importe, la cuota forma parte de su remuneración.
En este supuesto, puede utilizarse la cuenta 640 – Sueldos y salarios, diferenciando, si se considera conveniente, la cuota de autónomos mediante una subcuenta específica.
La salida del dinero se reflejará contra la cuenta bancaria correspondiente.
También puede utilizarse transitoriamente la cuenta 460 – Anticipos de remuneraciones para reflejar con mayor precisión la naturaleza de la operación, especialmente teniendo en cuenta que la obligación frente a la Seguridad Social corresponde al administrador.
Cuando la sociedad solo adelanta el dinero
La situación cambia si la empresa paga la cuota, pero el administrador sigue siendo responsable de ese importe y debe devolverlo a la sociedad.
En este caso, no estaríamos ante un gasto definitivo de la empresa, sino ante una cantidad que la sociedad ha pagado por cuenta del socio administrador.
Habitualmente puede utilizarse la cuenta 551 – Cuenta corriente con socios y administradores, reflejando así el importe que queda pendiente de recuperar.
Posteriormente, ese saldo deberá regularizarse mediante la devolución del dinero por parte del administrador o mediante su compensación con cantidades que la sociedad tenga que abonarle.
Cuidado con utilizar la cuenta 551 sin regularizar
La cuenta corriente con socios y administradores puede ser útil para reflejar este tipo de operaciones, pero no debería convertirse en un lugar donde se acumulen indefinidamente pagos personales del socio.
Los movimientos deben estar:
- Correctamente identificados.
- Justificados.
- Contabilizados según su verdadera naturaleza.
- Regularizados cuando corresponda.
Una cuenta 551 con saldos acumulados durante largos periodos puede generar problemas si no existe una adecuada justificación de los movimientos.
¿Por qué no debe contabilizarse automáticamente como Seguridad Social de la empresa?
Uno de los errores habituales consiste en contabilizar directamente la cuota del RETA como una cotización propia de la sociedad porque el recibo se ha cargado en su cuenta bancaria.
Pero el hecho de que la empresa realice el pago no determina por sí solo quién es el obligado al pago ni quién está asumiendo económicamente el coste.
Por eso, antes de registrar la operación conviene analizar la realidad de la relación entre la sociedad y el administrador.
La pregunta clave
Antes de contabilizar la cuota mensual del RETA, conviene hacerse una pregunta muy sencilla:
¿La sociedad está pagando la cuota del administrador o simplemente le está adelantando el dinero?
Si la sociedad asume el coste, deberá reflejarse como parte de la remuneración del administrador.
Si el administrador debe devolver el importe, deberá reconocerse la cantidad pendiente frente a él.
Lo importante es no contabilizar automáticamente el recibo como una cotización propia de la empresa simplemente porque se haya pagado desde su cuenta bancaria.
Una contabilidad correcta empieza por entender la operación
La contabilidad no consiste únicamente en registrar los movimientos bancarios. Es necesario analizar qué hay detrás de cada operación para determinar cuál es su verdadera naturaleza económica y contable.
En Avalora Consultores ayudamos a empresas y administradores a resolver este tipo de situaciones y a mantener una contabilidad coherente con la realidad de su negocio.
📩 Si tienes dudas sobre cómo contabilizar una operación de tu empresa, contacta con Avalora Consultores.